Privacyreglement
Reglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties, betrekking hebbende op de bemiddeling, jobcoaching of het re-integratietraject van cliënten door Bureau VRIJ BAAN.
Inhoudsopgave:
Algemene bepalingen
1. Begripsbepalingen
2. Reikwijdte
Kenmerken van de persoonsregistratie
3. Doel van de persoonsregistraties
4. Werking van de persoonsregistraties
5. Opgenomen gegevens.
Rechten van geregistreerden en gebruik van persoonsgegevens
6. Kennisgeving
7. Verstrekking van gegevens
8. Toegang tot persoonsgegevens
9. Inzage en afschrift van de opgenomen gegevens
10. Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens
11. Bewaartermijnen
12. Overdracht van opgenomen persoonsgegevens
13. Klachten
Overgangs- en slotbepalingen
14. Looptijd van de registratie
15. Wijziging van het reglement
16. Inwerkingtreding
UWV aanvulling
Privacyreglement Bureau VRIJ BAAN.
Privacyreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties, betrekking hebbende op de bemiddeling of het re-integratietraject van cliënten door Bureau VRIJ BAAN.
Algemene bepalingen
1.Begripsbepalingen
1.1 Persoonsgegevens
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
1.2 Medische of psychologische gegevens
Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van geregistreerde, verzameld door een beroepsoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening.
1.3 Persoonsregistratie
Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de taken van Bureau VRIJ BAAN zijn verzameld.
1.4 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
1.5 Houder van de persoonsregistratie
Degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement.
1.6 Geregistreerde
Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.
1.7 Beheerder van de persoonsregistratie
Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor een gedeelte van de persoonsregistratie
1.8 Gebruiksbeheerder
Degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder van een persoonsregistratie belast is met het inhoudelijk beheer van een systeemdeel dat onderdeel is van de betreffende persoonsregistratie.
1.9 Gebruiker van de persoonsregistratie
Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.
1.10 Registratiekamer
De registratiekamer, ingesteld bij artikel 37 Wet Persoonsregistraties.
2. Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op de persoonsregistratie binnen de organisatie
van Bureau VRIJ BAAN, uitgezonderd: de personeelsadministratie.
Kenmerken van de personeelsregistratie
3. Doel van de persoonsregistratie
3.1 De doelstelling van de registratie is ondersteuning van de primaire taken van Bureau VRIJ BAAN, te weten het bemiddelen, job coaching c.q. re-integratietrajecten van cliënten.
3.2 De houder van de persoonsregistratie zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden, dan bedoeld in de sub 3.1 genoemde omschrijving. Het gebruik van opgenomen persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de bepalingen van dit reglement.
3.3 De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of bewaren dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.
4. Werking van de persoonsregistratie
4.1 De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de in artikel 2 genoemde persoonsregistratie.
4.2 Werking van de Registratie
Gegevens over de organisatie waarbinnen de registratie functioneert:
Naam: Bureau VRIJ BAAN
Gevestigd te : Breda
Karakter: Bemiddeling- (job)coaching- en re-integratie bedrijf
Houder: Bureau VRIJ BAAN
Beheerder: Directie Bureau VRIJ BAAN
Bewerker: Coaches Bureau VRIJ BAAN
Geregistreerden: personen, die bemiddeld zijn of worden binnen Bureau VRIJ BAAN
4.3 Toegang wordt verleend op basis van algemene toegangsregels, zoals vastgelegd in artikel 8 van het Privacyreglement
4.4 De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn handelen met betrekking tot de werking van de persoonregistratie en de verstrekking van gegevens uit de registratie wordt beperkt door dit reglement. De houder is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van het reglement.
4.5 De houder bepaalt wie de beheerder(s) is/zijn van de in artikel 2 genoemde persoonsregistratie.
4.6 De houder bepaalt wie de bewerker(s) van de persoonsregistratie is/zijn.
De houder dient een bewerker te verplichten dit reglement na te leven. De taken, rechten en verplichtingen van een bewerker worden door de houder schriftelijk vastgelegd. Een bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijk maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd. De ter zake getroffen regeling(en) is/zijn bij de desbetreffende bewerker in te zien.
4.7 De houder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten, dat hij onder zich heeft.
5 Opgenomen gegevens
In de registratie worden de volgende gegevens geregistreerd:
5.1 Persoons- en identificatiegegevens: naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), emailadres identificatienummer, BSN-nummer, burgerlijke staat, nationaliteit, religie (facultatief), opleidingsgegevens (historisch), geografische mobiliteit, competentieprofiel en gedragskenmerken.
5.2 Financiële en administratieve gegevens: uitkeringsinstantie of bedrijf/instelling, behandelend consulent UWV, contactadres, soort uitkering, schuldsanering, salarisindicatie, intakedatum of bezoekdatum, tijd en duur, verslaglegging, overdrachtsgegevens.
5.3 Medische gegevens (facultatief): mate van arbeidsongeschiktheid binnen de betreffende arbeidsongeschiktheidswet, onderzoek- en diagnosegegevens, therapie- en behandelingsgegevens, complicaties, ontslaggegevens.
5.4 Opleidingsgegevens (facultatief): soort opleiding of training, incl. kosten en duur, opleidingsinstituut, resultaten, voortgangscontrole en specifieke afspraken.
Rechten van geregistreerden en gebruik van persoonsgegevens
6 Kennisgeving
De houder zal door middel van een algemeen kennisgeving het bestaan van de registratie vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.
7 Verstrekking van gegevens
7.1 Tenzij zulks geschiedt ter uitvoering van een wettelijke bepaling of het een geval betreft als genoemd in de leden 2, 3 of 4 is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de gerichte toestemming van de geregistreerde vereist. Indien verstrekking buiten de doelstelling van de registratie valt, dient de toestemming schriftelijk verleend te worden.
7.2 Binnen het bedrijf kunnen zonder toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakoefening noodzakelijk, aan:
– degenen, die betrokken zijn bij het actuele bemiddelingstraject van de geregistreerde,
– aan personen wier taak het is de begeleiding/bemiddeling te controleren en te toetsen en die bevoegd zijn van de persoonsgegevens kennis te nemen.
7.3 Buiten de instelling van de houder van de persoonsregistratie kunnen zonder toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijke aan: degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de bemiddeling van de cliënt bij de uitkeringsinstantie of bij onze opdrachtgever waar de cliënt voor bemiddeld wordt.
7.4 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de registratie.
8 Toegang tot persoonsgegevens
8.1 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de beroepsbeoefenaren binnen Bureau VRIJ BAAN, voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie. De bevoegdheden tot toegang tot persoonsgegevens zijn afhankelijk van de functie en van de afdeling waar de gebruiker werkzaam is.
8.2 De houder heeft als zodanig geen toegang tot de geregistreerde persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als houder.
9 Inzage en afschrift van de opgenomen gegevens
9.1 De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens.
9.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken plaats vinden. Gegevens van anderen dan geregistreerden in het dossier, kunnen worden afgeschermd.
9.3 Voor de verstrekking van een afschrift kan een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.
10. Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens
10.1 Desgevraagd worden de in het dossier opgenomen gegevens aangevuld met een door de geregistreerde afgegeven verklaring met betrekking tot deze gegevens.
10.2 De geregistreerde kan de houder verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de geregistreerde onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de registratie voorkomen.
10.3 De geregistreerde kan de houder schriftelijk verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens.
10.4 De houder deelt zijn beslissing binnen acht weken na ontvangst van het verzoek tot correctie mee. Een weigering is met redenen omkleed.
10.5 De houder draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
10.6 De houder vernietigt de gegevens binnen dertien weken na een daartoe schriftelijk verzoek van de geregistreerde, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is, dan wel voor zover de houder jegens de financier van de verleende zorg tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die zorg een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.
11.Bewaartermijnen
11.1 Met inachtneming van de vigerende wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoe lang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaartermijn is maximaal drie jaren, te rekenen vanaf de beëindiging van het bemiddelingstraject door Bureau VRIJ BAAN.
11.2 Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens zo mogelijk uit de registratie verwijderd en vernietigd. Vernietiging blijft eventueel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, of indien daarover tussen de geregistreerde en de beroepsoefenaar overeenstemming bestaat. Indien de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
12. Overdracht van opgenomen persoonsgegevens
De geregistreerde heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de houder jegens de financier van de verleende bemiddeling tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die bemiddeling een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.
13. Klachten
13.1 Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie.
13.2 Indien dit tot de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de geregistreerde de mogelijkheid om zich te wenden tot de Nationale Ombudsman (zie klachtenreglement).
Overgangs- en slotbepalingen
14. Looptijd van de registratie
Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie.
15. Wijziging van het reglement
Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houder. De wijziging in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt.
16.Inwerkingtreding
Dit reglement is per 1 april 2010 in werking getreden en bij de houder in te zien. Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden verkregen. Hiervoor kunnen kosten in rekening gebracht worden.
UWV aanvulling
Het privacyreglement omvat conform de algemene voorwaarden re-ïntegratie contracten 2007 nog de volgende passages:
– de door UWV verstrekte gegevens over klanten persoonsgegevens zijn in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet en de SUWI-wet is bepaald;
– de door UWV verstrekte gegevens uitsluitend voor het doel bestemd zijn waarvoor ze zijn overgedragen;
– het reïntegratie bedrijf alle informatie over klanten die het UWV overdraagt ten behoeve van de uitvoering van het afgesloten contract geheim houdt en dat het zorg draagt dat deze informatie niet aan derden bekend wordt;
– het reïntegratie bedrijf verantwoordelijk is voor deze geheimhoudingsplicht voor het personeel en voor het bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd;
– het reïntegratie bedrijf bij beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de klanten te herleiden gegevens, data en/of resultaten bij de beëindiging van de begeleiding van de klanten ter beschikking stelt van UWV;
– het reïntegratie bedrijf zich houdt aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtnemening van wat is bepaald in de Wet bescherming persoonsgegevens blijft gelden.
